Auto Number

Definisi Autonumber

Autonumber adalah field yang isinya akan secara otomatis terisi menurut urutan tertentu.

Field Autonumber dapat dibuat dengan 2 cara :
1. Menggunakan field Identity (Autonumber). Field ini harus bertipe Int atau Numeric, kemudian tentukan Seed (Nilai dimulai dari berapa), Increment (Pertambahan Nilai)
2. Menggunakan StoreProcedure / Trigger / Function. Field ini akan dibuat oleh program dengan algoritma sbb :
1. Cari Nomor Akhir (Nomor terakhir yang ada di tabel)
2. Buat Nomor Baru (Nomor Akhir ditambah 1, dengan asumsi incrementnya 1)
3. Insert data dengan pada Field Autonumber dengan Nomor Baru

-------------------------------------------------------------------------------------

. NIP : field int dengan identity seed 1000, increment 1, NAMA : varchar(50)
NIP NAMA
1000 A
1001 B
1002 C
SQL : select NIP, NAMA FROM TABEL1
2. NIP1 : field char(2), default value 'P-'; NIP2 : field int dengan identity seed 1000, increment 1; NAMA : varchar(50)
NIP NAMA
P-1000 A
P-1001 B
P-1002 C
SQL : select NIP1+CONVERT(VARCHAR,NIP2) AS NIP, NAMA FROM TABEL2

3. NIP1 : field char(2), default value 'P-'; NIP2 : field int dengan identity seed 1000, increment 1, NIP3 : field char(4), default value datepart(yyyy,getdate()); NAMA : varchar(50)
NIP NAMA
P-1000/2008 A
P-1001/2008 B
P-1002/2008 C
SQL : select NIP1+CONVERT(VARCHAR,NIP2)+'/'+convert(varchar,NIP3) AS NIP, NAMA FROM TABEL3

4. NIP1 : field char(4), default value datepart(yyyy,getdate()) ; NIP2 : field int dengan identity seed 100, increment 1; TGLLAHIR : smalldatetime NAMA : varchar(50)
NIP TGLLAHIR NAMA
2008-100-198003 18/03/1980 A
2008-101-197406 30/06/1974 B
2008-102-198104 01/04/1981 C
SQL : select rtrim(NIP1)+'-'+CONVERT(VARCHAR,NIP2)+'-'+
convert(varchar, datepart(yyyy,TGLLAHIR))+
convert(varchar, datepart(mm,TGLLAHIR)) AS NIP, NAMA,TGLLAHIR FROM TABEL4

-------------------------------------------------------------------------------------

AUTONUMBER MENGGUNAKAN STOREPROCEDURE

CREATE PROCEDURE SP_TambahPeg
@Nama varchar(50)
AS
BEGIN
DECLARE @NOAKHIR INT
DECLARE @NOBaru INT

--1.Cari Nomor Akhir
select @NoAkhir = convert(int, Max(NIP))
from tblPeg

--2.Cari Nomor Baru
if @NoAkhir is null
Set @Nobaru=1
else
Set @NoBaru = @NoAkhir + 1

--3.Insert Data baru
Insert TblPeg (NIP, Nama) Values (Convert(char(4), @NoBaru), @Nama)
END

-------------------------------------------------------------------------------------

AUTONUMBER RESET PERIODIK

Autonumber dapat pula digunakan untuk pencatatan nomor dokumen transaksi seperti Nomor Dokumen Permintaan Barang, Nomor Pesanan Barang, Nomor Penerimaan Barang, Nomor Pengeluaran Barang, Nomor Pembelian, Nomor Kontra Bon, dsb. Selalu menggunakan penomoran yang berurutan. Penomoran ini memiliki pola yang khas. Contoh :
• Penomoran Dokumen Permintaan Barang : SPP-Tahun-NomorUrut
• Penomoran Dokumen Pesanan Barang : PO-Tahun-NomorUrut

Penomoran ini tergantung dari kebijakan perusahaan setempat. Namun pada prinsipnya Nomor Urut dapat dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu :
1) Nomor Urut berlanjut terus (tanpa reset ke semula)
2) Nomor Urut Reset Periodik, reset biasanya mengambil pola sbb :
• Nomor Urut dengan reset Harian
• Nomor Urut dengan reset Bulanan
• Nomor Urut dengan reset Tahunan

-------------------------------------------------------------------------------------

Penomoran dengan Nomor Urut Reset Tahunan

Nomor Urut ini akan direset otomatis ke nomor awal (seed) saat tanggal komputer berada di tahun yang baru. Contoh penomoran dokumen pesanan barang dengan pola: PO-Tahun-NomorUrut

Tabel : TbPO
NomorPO TGLPO KODESUPPLIER
PO-2008-00001 16/09/2008 S-00001
PO-2008-00002 16/09/2008 S-00001
PO-2008-00003 17/09/2008 S-00002

Saat tahun berada di Tahun 2009, maka NomorPO akan direset kenomor baru yaitu menjadi PO-2009-00001, PO-2009-00002, PO-2009-00003, dst. Jadi saat akan insert record baru sistem akan memeriksa nomor terakhir di tahun tersebut, kemudian tambahkan 1 (asumsi increment 1). Jika tidak ada nomor terakhir ditahun tersebut maka dapat dipastikan nomor akan reset kenomor semula.

-------------------------------------------------------------------------------------

Store Procedure Insert dengan Nomor Urut Reset Tahunan

Untuk Pembuatan Store Procedure Insert pada table TbPO sbb :
CREATE PROCEDURE SP_TambahTBPO
@TglPO datetime, @KodeSupplier varchar(10)
AS
BEGIN
DECLARE @NOAKHIR INT
DECLARE @NOBaru INT
DECLARE @NomorPO varchar(13)

--1.Cari Nomor Akhir
select @NoAkhir = convert(int, Max(right(NomorPO,5)))
from tbPO
where substring(NomorPO,4,4) = convert(char(4), Datepart(yyyy, @TglPO)))

--2.Cari Nomor Baru
if @NoAkhir is null
Set @Nobaru=1
else
Set @NoBaru = @NoAkhir + 1

Set @NomorPO = ‘PO-‘ + convert(char(4), Datepart(yyyy, @TglPO )) + ‘-‘ +
RIGHT(‘00000’+Convert(varchar, @NoBaru), 5)

--3.Insert Data baru
Insert tbPO (NomorPO, TglPO, KodeSupplier) Values (@NomorPO, @TglPO, @KodeSupplier)
END

-------------------------------------------------------------------------------------

Penomoran dengan Nomor Urut Reset Bulanan

Nomor Urut ini akan direset otomatis ke nomor awal (seed) saat tanggal komputer berada di bulan yang baru. Contoh penomoran dokumen pesanan barang dengan pola: PO-TahunBulan-NomorUrut

Tabel : TbPOBulanan
NomorPO TGLPO KODESUPPLIER
PO-200809-00001 16/09/2008 S-00001
PO-200809-00002 16/09/2008 S-00001
PO-200809-00003 17/09/2008 S-00002
PO-200810-00001 17/10/2008 S-00002
PO-200810-00002 17/10/2008 S-00002

Saat tahun berada di Bulan 10-2008, maka NomorPO akan direset kenomor baru yaitu menjadi PO-200810-00001, PO-200810-00002, dst. Jadi saat akan insert record baru sistem akan memeriksa nomor terakhir di bulan dan tahun tersebut, kemudian tambahkan 1 (asumsi increment 1). Jika tidak ada nomor terakhir di bulan dan tahun tersebut maka dapat dipastikan nomor akan reset kenomor semula.
 
-------------------------------------------------------------------------------------

Store Procedure Insert dengan Nomor Urut Reset Bulanan

Untuk Pembuatan Store Procedure Insert pada table TbPOBulanan sbb :
CREATE PROCEDURE SP_TambahTBPOBulanan
@TglPO datetime, @KodeSupplier varchar(10)
AS
BEGIN
DECLARE @NOAKHIR INT
DECLARE @NOBaru INT
DECLARE @NomorPO varchar(15)

--1.Cari Nomor Akhir
select @NoAkhir = convert(int, Max(right(NomorPO,5)))
from tbPOBulanan
where substring(NomorPO,4,4) = convert(char(4), Datepart(yyyy, @TglPO)) AND
convert(int, substring(NomorPO,8,2)) = Datepart(mm, @TglPO)

--2.Cari Nomor Baru
if @NoAkhir is null
Set @Nobaru=1
else
Set @NoBaru = @NoAkhir + 1

Set @NomorPO = 'PO-' + convert(char(4), Datepart(yyyy, @TglPO )) +
right('0'+convert(varchar, datepart(mm,@TglPO)),2) + '-' +
RIGHT('00000'+Convert(varchar, @NoBaru), 5)

--3.Insert Data baru
Insert tbPOBulanan (NomorPO, TglPO, KodeSupplier) Values (@NomorPO, @TglPO, @KodeSupplier)
END

-------------------------------------------------------------------------------------